Datenschutzerklärung

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Allgemeines zu unseren Formularen

Uns ist der Schutz Ihrer Daten wichtig - daher unterhalten wir ein eigenes Formularsystem und nutzen nicht Lösungen von Drittanbietern. Die Formulare und sämtliche übermittelten Daten werden auf dem Server der BKJ gespeichert. Der Server wird von uns selbst betrieben, befindet sich innerhalb der Europäischen Union und unterliegt dem europäischen Datenschutzrecht. Wir übermitteln keine Daten in Staaten außerhalb der Eurpäischen Union.

Normalerweise sind für die Nutzung der Formulare keine Cookies erforderlich. Cookies werden von uns lediglich bei mehrseitigen Formularen eingesetzt, also bei Formularen, die Sie nicht direkt auf der Eingangsseite absenden, sondern bei denen Sie sich zunächst durch einen Klick auf "weiter" auf eine oder mehrere weitere Seiten begeben, um dort weitere Formularfelder auszufüllen, bevor Sie auf "absenden" klicken. In solchen Fällen findet bei jedem Klick auf "weiter" oder "zurück" eine Zwischenspeicherung der bereits eingegebenen Daten auf unserem Server statt. Die Speicherung erfolgt unter einer sogenannten Session-ID (ein 26-stelliger zufallsgenerierter Code aus Buchstaben und Ziffern). Die gleiche Session-ID wird als Cookie Ihrem Webbrowser übergeben, damit unser Server Sie eindeutig identifizieren kann und am Ende die einzelnen Formularseiten zusammenfügen kann. Der Cookie hat den Namen "PHPSESSID" und enthält ausschließlich die Session-ID. Sobald Sie das Formular abgesendet haben, wird die Session-ID auf unserem Server gelöscht. Senden Sie das Formular nicht ab, erfolgt die Löschung spätestens innerhalb von 24 Stunden. Unabhängig davon bleibt der Cookie in Ihrem Browser - je nach Browsereinstellung - in der Regel bis zu einem Monat gespeichert, wenn auch der Inhalt dann bereits bedeutungslos ist. In den allermeisten Browsern können Sie bei Bedarf den Cookie aber auch manuell in den Einstellungen löschen.

Bei der Absendung des Formulares werden neben den eingegebenen Daten ausschließlich Datum und Uhrzeit des Absendens sowie Ihre IP-Adresse zusammen mit den Formulardaten gespeichert. Die Speicherung der IP-Adresse findet statt, um bei Identitätsdiebstählen, bei Formular-Spam oder bei unberechtigten Zugriffen (z.B. Massenzugriffe) geeignete Maßnahmen ergreifen zu können, damit die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet bleibt.


Besonderes zu unseren Anmeldeformularen

Die Angaben im Rahmen der Anmeldung zu Veranstaltungen werden ausschließlich für die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung der jeweiligen Veranstaltung erhoben. Die Angaben zu Verpflegungs- und Übernachtungswünschen werden wir an die jeweiligen Seminarorte und Unterkünfte mit Namensnennung weitergeben. Die im Rahmen der Anmeldung erhoeben Daten werden in unserer Datenbank nach Abrechnung der Veranstaltung zunächst gesperrt und spätestens am Ende eines Jahres durch den Server-Administrator endgültig gelöscht.

Wir werden außerdem anhand Ihrer Angaben Namensschilder sowie eine Teilnahmeliste für die Veranstaltung erstellen. Die Teilnahmeliste nutzen wir ausschließlich, um gegenüber den jeweiligen Zuwendungsgebern Ihre Anmeldung sowie Ihre Teilnahme bzw. Nicht-Teilnahme nachzuweisen. Die Papier-Teilnahmelisten werden den jeweiligen Zuwendungsgebern für die Abrechnung der Veranstaltungen vorgelegt und nach der Prüfung zusammen mit den restlichen Förderunterlagen für eventuelle Nachprüfungen in gesicherten Stahlschränken aufbewahrt - maximal zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Veranstaltung stattfand. Anschließend werden die Unterlagen nach DIN 66399 vernichtet (Sicherheitsstufe P-4).

Nachdem Sie die Anmeldung abgeschickt haben, erhalten Sie per E-Mail eine automatische Bestätigung, die für Ihre Unterlagen noch einmal alle getätigten Angaben wiedergibt. Wir stellen dabei sicher, dass Ihre Angaben verschlüsselt aus dem Datenbanksystem zu unserem Mailserver transportiert werden; unsere Mailserver wird außerdem Ihrem Mailserver eine verschlüsselte Verbindung anbieten. Damit eine Verschlüsselung über den gesamten Transportweg gesichert ist, liegt es in Ihrer Verantwortung, mit Ihrem Mailprovider zu vereinbaren, dass Ihr Mailserver die verschlüsselte Verbindung unseres Mailservers auch annimmt sowie die Transportverschlüsselung zwischem Ihrem Mailserver und Ihrem eigenen Computer sicherstellt. Einige Mailprovider lassen sich auch anweisen, grundsätzlich nur E-Mails aus mit durchgehender Transportverschlüsselung zu akzeptieren (z.B. mailbox.org).

Wir weisen darauf hin, dass Sie Ihre Anmeldung nicht zwingend elektronisch vornehmen müssen. Sie können sich auch zu Veranstaltungen anmelden, indem Sie die im Formular abgefragten Daten per Post oder per Boten an uns schicken. Insofern Sie lediglich besonders sensible Daten nicht in das Online-Formular eintragen wollen (z.B. Anforderungen an die Barrierefreiheit von Veranstaltungsorten oder Anforderungen an die Verpflegung, die sich aus Allergien oder Unverträglichkeiten ergeben), können Sie sich auch ohne diese Angaben online anmelden und sich im Anschluss telefonisch mit uns in Verbindung setzen.


Besonderes zu Feedbackformularen

Wir benutzen Feedbackformulare, um anonym Rückmeldungen zu Veranstaltungen zu erhalten. Bitte achten Sie nach Möglichkeit darauf, keine Angaben zu machen, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen (z.B. Angabe des FSJ-Trägers, wenn sonst niemand außer Ihnen von diesem FSJ-Träger an der Veranstaltung teilgenommen hat). Die Angaben sind durchweg freiwillig. Sollten doch einzelne Einträge Angaben enthalten, die Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen, werden wir diese Angaben vor Nutzung der Daten für statistische Auswertungen anonymisieren.


Besonderes zu Förderanträgen

Wir benutzen Formulare, um Förderanträge entgegen zu nehmen oder im Rahmen von bestehenden Förderungen Fragenkataloge, um einzelne Aspekte der tatsächlich Projektdurchführung abzuklären. Im Rahmen dieser Formulare fallen in der Regel auch personenbezogene Daten an (z.B. Name und Kontaktdaten der Projektleitung). Diese personenbezogenen Daten erheben wir, um bei Rückfragen und Rückmeldungen unkompliziert mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Insofern wir Dritte mit der Begutachtung von Förderanträgen beauftragen oder wir die Angaben aus den Förderanträgen für Statistiken oder wissenschaftliche Untersuchungen verwenden, werden wir die Felder mit Fragen nach personenbezogenen Angaben zunächst entfernen.

Die elektronisch ausgefüllten Formulare werden wir in Ihre Projektakte übernehmen. In die Projektakten können im Rahmen von Prüfungen auch unsere Zuwendungsgeber Einsicht nehmen. Nach Abschluss und Abrechnung des jeweiligen Projektes werden die Projektakten für eventuelle Nachprüfungen in gesicherten Stahlschränken aufbewahrt - maximal zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Prüfung Ihres letzten Verwendungsnachweises abgeschlossen wurde - falls es zu keiner Förderung kam, bereits ab Eingangszeitpunkt. Anschließend werden die Unterlagen nach DIN 66399 vernichtet (Sicherheitsstufe P-4).


Protokolldateien des Webservers

Unser Webserver protokolliert - wie üblich - sämtliche Zugriffe ("access log files"). Im Einzelnen werden folgende Daten erhoben, die Ihr Webbrowser automatisch an uns übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die Anfrage (Datei und Methode), Name und Version des Browsers sowie das verwendete Betriebssystem. Die Zugriffsprotokolle dienen ausschließlich der Datensicherheit, um unberechtigte Zugriffe auf unseren Server zu erkennen und sodann geeignete Maßnahmen ergreifen zu können wie bspw. die Sperrung von IP-Adressen oder den Ausschluss bestimmter Browser bzw. Betriebssysteme. Zugriff auf die Protokolle hat ausschließlich der Server-Administrator. Eine Auswertung der Zugriffsprotokolle zu anderen Zwecken findet nicht statt.